"on file"是英语中常用的短语，核心含义是“存档；记录在案；备存（以供日后查阅）”，表示信息、文件或数据已被系统地保存（如存入档案、数据库或记录册），随时可查。
强调“被保存以备后续使用/查询”的状态，通常涉及有组织的记录行为（如公司、机构、政府的档案管理）。
"on file"多作为形容词短语使用，常与以下动词搭配，或直接作表语/定语：
表示“将某物存档；保存某物备查”（主动动作）。
The HR department keeps all employees' contracts on file for 10 years.
人力资源部将所有员工的合同存档保留10年。
Do you have my previous application on file? I don’t want to fill out the form again.
你们有我之前的申请存档吗？我不想再填一遍表了。
表示“处于存档状态；已被记录在案”（被动状态）。
Your medical records are on file at the hospital, so we can access them anytime.
你的病历在医院有存档，所以我们随时可以调取。
The police said his criminal history is still on file despite the acquittal.
警方表示，尽管他被无罪释放，其犯罪记录仍在案。
表示“将某物存入档案；把某事记录在案”（动作过程）。
Please put this invoice on file after you process the payment.
请在处理付款后将这张发票存档。
The receptionist wrote my complaint on file and promised a response within 3 days.
接待员把我的投诉记录在案，并承诺3天内回复。
直接修饰名词，表示“存档的；备存的”。
I need to retrieve the on-file documents for the audit.
我需要调取存档文件用于审计。
"on file"常用于正式/商务语境，如：
公司管理（员工信息、合同、发票）；
政府/机构（户籍、病历、犯罪记录）；
服务行业（客户资料、订单记录）；
求职/申请（简历、申请表）。
不要与"in file"混淆：
"on file"强调“已被存档（可供查阅）”；
"in file"更侧重“在文件/档案内部”（物理位置），如："Put this letter in the file labeled '2023 Contracts'."（把这封信放进标有“2023年合同”的档案里。）
总结："on file"的核心是“被有组织地保存以备后用”，关键在于“可查性”和“系统性”。