“备查”常见的英文表达是 “for future reference” 或 “for reference”，也可用 “kept for record”（侧重于留存备查的记录性质） 。以下为你分别举例：
for future reference：表示为了将来参考、查阅，强调在未来某个不确定的时间可能需要用到相关信息。
Please keep this document for future reference.（请保留这份文件以备日后查阅。）
for reference：语气相对更简洁直接，意思也是供参考、备查。
The data is provided for reference only.（这些数据仅供备查。）
kept for record：更侧重于说明资料被保存下来作为记录，以备不时之需，重点在记录的留存。
These old letters are kept for record.（这些旧信件被留存备查 。）